Dans cet article, tu vas :
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Découvrir la structure d’un email formel en français
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Comprendre les différents éléments d'un email
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Apprendre à rédiger un email formel
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Maîtriser les formules de salutation, les formules de politesse et autres éléments clés
Cet article t'aidera à répondre aux questions suivantes :
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Quelle est la structure d'un email formel en français ?
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Comment rédiger l’objet, le corps du message, les formules de salutation et de politesse ?
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Quelles sont les bonnes pratiques pour un email formel ?
La structure d’un email formel en français :
L’expéditeur, c’est celui qui écrit, qui envoie l’email
L’objet, c’est un résumé en très peu de mots du but de l’email.
Le destinataire, c’est la personne à qui on envoie un email.
La formule de salutation va permettre de saluer, d’interpeller le destinataire. Elle permet d’avoir une prise de contact avec le destinataire.
Le corps du message, c’est là où vous allez expliquer le propos de votre email.
La formule de politesse, c’est une phrase ou des phrases formelles pour conclure l’email.
La signature, c’est votre prénom et nom, peut-être également votre position dans l’entreprise, votre numéro de téléphone et / ou votre adresse email également.
Tous ces éléments de l’email sont très importants et ils doivent être dans chacun de tes emails.
On va voir maintenant pour chaque partie de l’email ce qu’on doit écrire en fonction de notre destinataire et du but de l’email.
L’objet d'un email en français :
L’objet doit être clair et concis. On doit avoir une idée du but, de l’objectif de l’email en quelques mots.
Voici quelques exemples d’objet d’email :
Candidature pour … (Candidature pour le poste de manager)
Prise de rendez-vous
Réclamation : problème … (problème de compte bancaire)
Invitation à … (Invitation à mon exposition)
Annulation de … (Annulation de mon exposition)
Demande de …. (Demande de devis / demande d’informations)
Proposition de … (proposition de plans)
Document(s) … (Documents pour renouvellement de visa)
Envoie de … (Envoie de lien Zoom)
Suite à … (Suite à notre entretien)
Les formules de salutation :
Si on connait le genre de la personne, nous pouvons dire Madame, si c’est une femme
Madame,
ou Monsieur, si c’est un homme.
Monsieur,
On peut parfois aussi rajouter le nom de la personne, notamment si on connait la personne, si on l’a déjà vue.
Madame Milot,
Monsieur Dupont,
Si on ne sait pas à qui on s’adresse. Par exemple, vous devez envoyer à un email à info@ohalafrenchcourse.com. Bon, c’est moi qui vais vous répondre, mais vous n’êtes pas 100% sûre. Dans ce cas-là, on va commencer par :
Madame, Monsieur,
Si vous écrivez à une personne qui a une position, un titre hiérarchique important par exemple, on peut écrire :
Madame la directrice
Monsieur le Maire
Si vous écrivez à plusieurs personnes, à plusieurs destinataires, on peut écrire :
Mesdames,
Messieurs
Mesdames, Messieurs
Le corps du message :
Alors, le corps du message va forcément être différent en fonction de l’objectif de l’email.
Mais, on va voir plusieurs formules très utiles pour écrire vos emails en français.
Avant ça, quelques conseils pour écrire vos emails formels en français.
- Faites des phrases courtes. Soyez clairs et concis. Vous avez peut-être envie d’être sophistiqué dans vos emails, de rajouter plein de connecteurs et de mots complexes, mais je vous le déconseille. Allez droit au but. Faites des phrases simples. Votre destinataire comprendra cent fois mieux vos emails.
- Aérez votre texte. Mettez des espaces, allez à la ligne. C’est beaucoup plus agréable à l’œil d’avoir un email aéré et on aura beaucoup plus envie de le lire.
- Organisez votre email avec des connecteurs en début de phrase si c’est pertinent. Comme j’ai dit, n’en rajoutez pas trop en pensant que votre email sera plus formel. Par exemple, dans mon email, j’ai utilisé :
En effet : pour expliquer ma situation
Par la suite : pour décrire la suite des évènements
Sauf que : pour indiquer un problème
- Utilisez un langage formel. N’utilisez pas de langage familier, pas d’argot, surtout pas de verlan. Et utilisez le vouvoiement, utilisez “vous”.
Voyons alors des phrases utiles à utiliser dans vos emails formels en français :
Pour une candidature pour un travail par email :
Je vous présente ma candidature pour le poste de …
Suite à votre annonce pour le poste de …,
Je me permets de vous envoyer ma candidature pour le poste de …
Après avoir pris connaissance de votre annonce, je vous propose ma candidature pour le poste de …
Pour un email qui fait suite à quelque chose :
Suite à votre appel, je me permets de …
Suite à notre entretien, je me permets de …
Suite à votre demande, je me permets de …
Pour une prise de rendez-vous :
Je me permets de vous contacter afin de fixer une date pour …
Est-il possible de convenir d’un rendez-vous pour ….
Je souhaiterais savoir s’il est possible d’organiser un rendez-vous pour …
Seriez-vous disponible pour organiser un rendez-vous pour … ?
Pour indiquer un problème, pour faire une réclamation :
Je me permets de vous contacter suite à un problème de …
Par la présente, je vous informe que …
Suite à ma commande numéro … , je n’ai toujours pas …
Pour inviter à un évènement :
J’ai l’honneur de vous inviter à …
J’ai le plaisir de vous invite à …
Pour annuler un évènement ou quelque chose :
Je suis dans l’obligation d’annuler …
Je suis désolé(e) de vous informer que …
Je suis dans le regret d’annuler …
Pour demander quelque chose :
Je me permets de vous contacter afin de savoir si …
J’aurais aimé savoir si …
Serait-ce possible de … ?
Je vous serais très reconnaissant si vous pouvez …
Pourrais-je avoir davantage d’informations à propos de / d’… ?
Pour proposer quelque chose :
Suite à …, je vous propose de …
Seriez-vous disponible / d’accord pour … ?
Pour envoyer un document :
Suite à …, vous pouvez trouver en pièce(s) jointe(s) …
Veuillez trouver en pièce(s) jointe(s) …
Je vous joins …
Vous pouvez trouver ci-joint …
Pour envoyer quelque chose :
Suite à …, voici …
Je me permets de vous envoyer …
Pour remercier :
Je vous remercie de / pour …
Je tenais à vous remercier de / pour …
Je vous remercie infiniment de / pour …
Les formules de politesse dans les emails en français :
Terminons avec les formules de politesse.
Les formules de politesse les plus courantes et à utiliser dans quasiment toutes les situations :
Bien cordialement
Sincères salutations
Bien sincèrement
Mes salutations distinguées
Et si c’est dans un cadre très formel, un email pour une candidature ou à un supérieur hiérarchique, vous pouvez écrire :
Je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur mes salutations les plus distinguées.
Veuillez croire, Madame/Monsieur, en l’expression de mes sentiments les plus sincères.
Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à l'expression de mes sentiments distingués.
Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes sincères salutations
